Los legajos del personal

 ¿Están los legajos del personal completos y actualizados para presentar ante las posibles inspecciones de la AFIP y de los organismos del trabajo?

En esta nota analizaremos los datos que deben contener los legajos del personal antes del inicio de la relación laboral, al momento del ingreso del trabajador, durante su permanencia en el empleo y al cese de la relación laboral.

Legajo Personal:


Debe contener toda la documentación referente al empleado, desde su búsqueda o contratación hasta su egreso.
A continuación se detallan los elementos que deben contener en cada etapa:

1) Antes de ingresar al empleo:

  1. Formulario de solicitud de ingreso donde conste la fecha y la firma del empleado
  2. Fotocopia de antecedentes, curriculum, títulos, etc.
  3. Informe médico preocupacional
  4. Constancia del número de C.U.I.L. extendido por la ANSES
  5. Tramitación de la Clave de Alta Temprana, “C.A.T.” y Constancia de Aceptación (RG-AFIP Nº 899)
  6. Declaración de alta a la Aseguradora de Riesgos del Trabajo (Res. SRT 320/99, suspendida por Res. SRT 489/99 y prorrogada la suspensión por 45 días desde el 15/05/00 por Res. SRT 410/00).

2) Al ingresar al empleo:

  1. Copia del contrato de trabajo o acuerdo individual celebrado
  2. Declaración de opción del régimen jubilatorio elegido: Estatal o AFJP (Ley 24241 Arts. 30 y 43 y complem)
  3. Fotocopia del DNI (1ª y 2ª hojas) y declaración de domicilio actualizado
  4. Formulario de AFIP Nº 572 -impuesto a las ganancias- (Art. Nº 14 RG-DGI 4139 y modificatorias)
  5. Declaración de ingresos de otros empleadores o declaración de no tener pluriempleo (Art. Nº 14 RG-DGI 4139 y modificatorias)
  6. Personal en situación de pluriempleo: notificación de la opción de concentración de aportes y contribuciones (Dto. 292/95 Art. 9º y Dto. 492/95 Art. 9º)
  7. Trabajadores a tiempo parcial que perciben remuneración inferior a 3 MOPRES: notificación en caso de ejercer la opción por los beneficios de la obra social (Dto. 492/95 Art. 8º)
  8. Declaración jurada de “No percepción de beneficios jubilatorios” (Art. Nº 12 Inc. h) Ley Nº 24241) o
  9. Copia de comunicación a la ANSES, de corresponder, del reingreso de beneficiarios del régimen previsional público (Ley Nº 24241, Art. 34, P.6)
  10. Declaración jurada de “No percepción del subsidio por desempleo” (Ley Nº 24013 Tít IV, Dto Nº 739 y Res. Nº 223 MTySS)
  11. Declaración de beneficiarios para los seguros de vida obligatorio (Dto. Nº 1567/74) y convencionales (CCT)
  12. Copia de la declaración jurada del trabajador y su grupo familiar adheridos al sistema nacional del seguro de salud (CODEM Form. de ANSES Nº PS.5.3)
  13. Constancia fehaciente de notificación al trabajador de las normas que rigen el régimen de asignaciones familiares (Res. SSS 112/96 – Anexo – Ap. A) Punto 6)
  14. Formulario de declaración jurada de ANSES del grupo familiar para el cobro de asignaciones familiares o de su inexistencia (Form. de ANSES PS.2.4)
  15. Solicitud de cobro de asignaciones familiares (cuando ambos cónyuges trabajen, sean beneficiarios de jubilación o pensión o del seguro por desempleo), por aquel a quien, en función de su monto, su percepción le resulte más beneficiosa. La opción puede ejercerse 2 veces por año (Res. SSS 112/96 – Anexo – Ap. A) Punto 7)
  16. Documentación del grupo familiar: acompañar, de corresponder, fotocopias de:

 

  1. De corresponder, copia de los siguientes Forms. de ANSES:

 

  1. Constancia de notificación de apertura de cuenta bancaria personal para el pago de haberes, empresas con más de 25 trabajadores y empresas que hayan optado por adherirse a este sistema de pago (Res. MTySS 644/97 y 790/99).


3) Durante la relación laboral:

  1. Toda documentación que avale los cambios respecto al inicio
  2. Constancias de entrega de ropa de trabajo (CCT)
  3. Comunicación de licencias (vacaciones anuales, sin goce de haberes, otras) (LCT)
  4. Solicitudes de excedencias
  5. Copia de la solicitud de “Libre Elección de Obra Social”, de los trabajadores que hubieran hecho uso de la opción (Dto. 1560/96 y modif., Res. SSSal 37/98) y, a partir del 01/01/2001, Dto. 446/00
  6. Comunicaciones de inasistencias, justificadas o no
  7. Sanciones disciplinarias
  8. Libretas de trabajo o sanitarias, en caso de corresponder
  9. Registros de accidentes y denuncias efectuadas a la ART; a la Subsecretaría de Trabajo; indemnizaciones abonadas
  10. Todo intercambio telegráfico cursado con el empleado, cualquiera sea el motivo
  11. Copia del Form. de DDJJ 649 -informes y / o retenciones impuesto a las ganancias, de corresponder- (Art. 20 RG-DGI 4139 y modificatorias).


4) Al cese de la relación laboral:

  1. Documento que acredite el cese (telegrama de despido, de renuncia, otros...)
  2. Copia firmada de la recepción de la “Certificación de Servicios y Remuneraciones” (Form. de ANSES PS.6.2)
  3. Copia del Form. de DD JJ 649 -informes y/o retenciones impuesto a las ganancias, por la liquidación final, de corresponder- (Art. 20 RG-DGI 4139 y modificatorias).  

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